В комуникационен процес, „приемникът“ е слушателят, читателят или наблюдателят - тоест индивидът (или групата от индивиди), към които е насочено съобщението. Приемникът се нарича още „публика"или декодер.
Лицето, което инициира съобщение в процеса на комуникация, се нарича „подател"Казано по-просто," ефективно "съобщение е това, което се получава по начина, по който изпращачът е възнамерявал. Проблеми могат да възникнат и в двата края, които не позволяват на съобщението да премине към приемника.
Съобщението и потенциалните проблеми
Например Пейдж задава въпрос на Бил устно. Съобщението пътува по въздуха, „канала“, до ушите на Бил. Той отговаря. Пейдж е подателят, въпросът е съобщението, а Бил е получателят и дава на Пейдж обратна връзка, като отговаря на въпроса.
Има безброй области и начини, при които могат да възникнат проблеми дори при тази кратка размяна. Ако Пейдж шепне, Бил може да не го чуе. Може би той чува само част от него и отговаря на въпрос, който всъщност не е бил зададен и затова Пейдж е объркана. Може би има фонов шум или въпросът не е ясен. Ако Бил се разсейва от нещо и не обръща внимание, той може да пропусне някои от думите и отговорете неправилно - или може да пропусне въпроса изцяло, така че обменът да започне отново. Ако той не гледа Пейдж, когато тя задава въпроса, той ще пропусне всеки език на тялото, който би осигурил подтекст на въпроса.
Ако Пейдж изпрати имейл или текстово съобщение до Бил, може да възникнат проблеми, тъй като Бил няма езика на тялото на Пейдж или тона на гласа за тълкуване, което може да добави информация към съобщението. Автокорекцията може да е вмъкнала грешки в текста или липсващ въпросителен знак може да направи въпросът да изглежда като изявление.
Това са пречки за ефективната комуникация. Степента на ефективност се определя от това колко от съобщението се разбира от получателя.
Дешифриране на съобщението
В книгата „Бизнес комуникация“ авторите Карол М. Леман и Деби Д. DuFrene го изложи така:
„Задачата на получателя е да интерпретира съобщението на изпращача, както вербално, така и невербално, с възможно най-малко изкривяване. Процесът на интерпретация на съобщението е известен като декодиране. Защото думи и невербални сигнали имат различни значения за различните хора, в този момент в процеса на комуникация могат да възникнат безброй проблеми:
„Подателят неадекватно кодира оригиналното съобщение с думи, които не присъстват в речника на получателя; двусмислени, неспецифични идеи; или невербални сигнали, които разсейват приемника или противоречат на вербалното съобщение.
- Получателят се сплашва от позицията или авторитета на изпращача, което води до напрежение, което не позволява ефективна концентрация на съобщението и не може да поиска необходимото пояснение.
- Получателят предубеждава темата като твърде скучна или трудна за разбиране и не се опитва да разбере съобщението.
- Приемникът е строго настроен и неприемлив към нови и различни идеи.
"С безкрайния брой разрушения, възможни на всеки етап от процеса на комуникация, наистина е чудо, че някога се случва ефективна комуникация."
Дори средата или емоционалното състояние на приемника може да повлияе на декодирането на съобщението, например, разсейване в стая, дискомфорт от страна на получателя или стрес или безпокойство, които позволяват на получателя да вмъкне подтекст, който подателят не е възнамерявам. Познаването на социалния или културен контекст може да попречи на получателя да вземе сигнали или да реагира по подходящ начин. Релационните контексти също могат да оцветят съобщението, тъй като съобщенията от близки приятели могат да бъдат получени по различен начин от съобщението от ръководител на работата.
Значение на обратната връзка
Когато на подателя не е ясно, че разбирането е станало от страна на получателя, комуникацията продължава, например чрез последващи действия въпроси от която и да е от страните, по-нататъшно обсъждане или от подателя, давайки примери, префразирайки информацията или други начини за разясняване, за да получите подател и получател на същата така наречена „дължина на вълната“. В презентация подателят може да покаже диаграми или изображения, за да направи точка по-ясна за аудиторията или четец.
Колкото повече сигнали и канали има приемникът и е отворен за получаване, често е по-добре; например, може да бъде лесно да се погрешно тълкуване на тон или подтекст в имейл или текстово съобщение, докато същото съобщението ще се появи ясно, ако приемникът чува гласа на човека или говори с тях лице към лице.
В книгата „Планиране, изпълнение и оценка на целевите комуникационни програми“ авторите Гари У. Селноу и Уилям Д. Crano обърнете внимание, че езикът и тонът на тялото не са само комуникация от страна на изпращача: „Обратната връзка в междуличностната настройка осигурява текущ акаунт за получаване на съобщение от получателя. Очевидни сигнали като директни въпроси покажете колко добре получателят обработва информацията. Но фините показатели също могат да предоставят информация. Например прозяване на приемника, тишина, когато се очакват коментари или изрази на скука предполагат, че портите за селективно излагане може да работят. "
Приемникът може също да има тон и подтекст в обратната връзка, дадена на подателя, като отговаря със сарказъм или гняв, които може да се пропусне, ако обратната връзка е само текст, но вероятно няма да бъде пропусната, ако страните могат или да се видят или чуят или и двете.