Организиране на вашите генеалогични досиета

Купи копия на стари записи, разпечатки от уебсайтове за генеалогияи писма от колегите изследователи по генеалогия седят на купчини на бюрото, в кутии и дори на пода. Някои дори са смесени със сметки и училищни книжки на децата ви. Вашите документи може да не са напълно неорганизирани - ако сте помолени за нещо конкретно, вероятно можете да го намерите, но определено не е система за подаване, която бихте описали като ефикасна.

Вярвате или не, решението е толкова просто, колкото да намерите организационна система, която да отговаря на вашите нужди и навици за изследване и след това да я накарате да работи. Може да не е толкова просто, колкото звучи, но е така е изпълним и в крайна сметка ще ви помогне да не ви върти колелата и да дублира изследвания.

Попитайте група генеалози как те организират своите файлове и е вероятно да получите толкова различни отговори, колкото генеалозите. Съществуват редица популярни системи за организация на генеалогията, включително биндери, тетрадки, файлове и т.н., но наистина няма индивидуална система, която да е „най-добрата“ или "Коригира". Всички мислим и се държим по различен начин, така че в крайна сметка най-важното внимание при настройването на вашата система за подаване на документи е, че тя трябва да отговаря на вашите лични стил. Най-добрата организация винаги е тази, която ще използвате.

С напредването на вашия генеалогичен проект ще установите, че имате много документи на хартия за всеки отделен човек, който изследвате - записи за раждане, записи от преброяването, статии във вестници, завещания, кореспонденция с колеги изследователи, разпечатки на уебсайтове и др. Номерът е да се разработи система за архивиране, която ще позволи лесно да сложите пръстите си върху всеки от тези документи по всяко време.

Често използваните генеалогични картотеки включват:

• По фамилия: Всички документи за индивидуално фамилно име се подават заедно.
• По двойка или семейство: Всички документи, свързани със съпруг или съпруга или семейно звено, се подават заедно.
• По семейна линия: Всички документи, свързани с конкретна семейна линия, се подават заедно. Много генеалози започват, като започват с четири такива линии на предците - по една за всеки от техните баби и дядовци.
• По събитие: Всички документи, свързани с конкретен тип събитие (т.е. раждане, брак, преброяване на населениетои др.) се подават заедно.

Започвайки с някоя от споменатите по-горе четири системи, можете по-нататък да организирате документите си в следните категории:

• По местоположение: Документите първо се групират по една от четирите системи за подаване на генеалогия, изброени по-горе, а след това допълнително се разбиват по държава, държава, окръг или град, за да отразят миграцията на вашия прародител. Например, ако сте избрали метода на фамилията, първо ще групирате всички предци на CRISP заедно и след това допълнително разбийте купчините в CRISP на Англия, CRISP в Северна Каролина и Тенеси Чипс.
• По вид на записа: Документите първо се групират по една от четирите посочени по-горе четири генеалогични системи за подаване, а след това допълнително се разбиват по тип записи (т.е. записи на раждания, записи от преброяване, завещанияи т.н.).

Първата стъпка към стартирането на организационна система е да вземете решение за основната физическа форма за вашето подаване (купчините не се броят!) - папки за файлове, тетрадки, свързващи материали или компютърни дискове.

• Попълване на папки на шкафове и файлове: Файловите папки, вероятно най-популярният организационен инструмент за генеалозите, са евтини, много преносими и лесно държат документи с различна форма и размер. Когато бъдат изпуснати, папките с файлове могат да се превърнат в доста бъркотия - с хартия, изхвърлени извън ред и евентуално погрешни. Файловите папки улесняват справянето с документите, но трябва да се стараете да се уверите, че хартията е поставена обратно там, откъдето е дошла. След като генерирате много хартия, системата на файловите папки е най-гъвкавата и разширяема.
• свързващи вещества: Ако сте някой, който наистина обича да държи нещата заедно на едно място, тогава организирането на вашите отпечатани генеалогични данни в свързващи елементи може да бъде добър вариант за вас. Този метод стандартизира вашите генеалогични записи в хартиен формат с нормален размер. Документите, които не желаете да пробиете с три дупки, могат да се добавят в полипропиленови ръкави. Свързващите вещества са преносими и не изискват картотека, но ако направите много генеалогични изследвания, може да откриете, че свързващите вещества в крайна сметка стават твърде тромави сами по себе си.
• Компютърни дискове, CD и DVD:транскрибиране или сканирането на генеалогични документи в компютъра може да спести доста малко пространство, а компютризираните организационни системи могат значително да ускорят досадни задачи като сортиране и препратка. Качеството на CD-ROM също значително се подобри, като се предполага, че трае за неопределено време при подходящи условия за съхранение. Но дали вашите потомци след 100 или повече години ще имат компютър, който може да ги чете? Ако решите да използвате компютъра си като основна организационна система, помислете също за създаване и запазване на копия или разпечатки на важни документи.

След като започнете да организирате своя генеалогичен труд, вероятно ще откриете, че комбинация от методи за съхранение работи най-добре. Някои хора, например, използват свързващи вещества, за да организират „доказани“ фамилни папки и файлове за различни изследвания на недоказани връзки, проучвания на квартали или местности и кореспонденция. Важно е да се има предвид, че организацията е и винаги ще бъде работеща.

За да настроите и използвате файлови папки, за да организирате вашите генеалогични записи, ще ви трябва следните основни консумативи:

1. Шкаф за картотеки или картотеки с капаци. Кутиите трябва да са здрави, за предпочитане пластмасови, с хоризонтални вътрешни ръбове или канали за висящи файлове с размер на букви.
2. Цветни, висящи папки с размер на букви в синьо, зелено, червено и жълто. Потърсете такива с големи раздели. Можете също така да спестите малко пари тук, като закупите стандартни зелени висящи папки с файлове и използвате цветни етикети за цветното кодиране.
3. Manila папки. Те трябва да имат малко по-малки раздели от папките с висящи файлове и трябва да имат подсилени върхове, които да издържат при тежка употреба.
4. Химикалки. За най-добри резултати използвайте химикалка с ултра фина точка, филцов връх и черно, постоянно, мастило без киселина.
5. маркери. Купете маркери в светло синьо, светло зелено, жълто и розово (не използвайте червено, защото е твърде тъмно). Цветните моливи също работят.
6. Етикети за папки с файлове. Тези етикети трябва да имат сини, зелени, червени и жълти ивици по горната част и постоянно лепило на гърба.

След като сглобите доставките си, е време да започнете с папките с файлове. Използвайте различни цветни папки с файлове за родословието на всеки от четирите ви баби и дядовци - с други думи, всички папки, създадени за предците на един баба и дядо, ще бъдат маркирани със същия цвят. Цветовете, които сте избрали, зависи от вас, но най-често срещаният избор на цветове е:

• СИНЕ - предци на баща ти баща (баща на бащата)
• ЗЕЛЕНИ - предци на бащата ви баба (майката на бащата)
• ЧЕРВЕН - предци на вашия дядо по майчина линия (бащата на майката)
• ЖЪЛТ - предци на вашата баба по майчина линия (майка на майката)

Използвайки цветовете, както са описани по-горе, създайте отделна папка за всяко фамилно име, като напишете имена на вмъкването на висящия файл, поставен с черния постоянен маркер (или печатащите вложки на вашия принтер). След това окачете файловете по азбучен ред във вашата файлова кутия или шкаф по цвят (т.е. поставете сините по азбучен ред в една група, зелените в друга група и т.н.).

Ако сте нови в генеалогичните изследвания, това може да е всичко, което трябва да направите. Ако сте натрупали много бележки и фотокопия обаче, сега е време да се разделите. Ето къде трябва да изберете как искате да организирате вашите файлове. Двата най-популярни метода, обсъдени на страница 1 на тази статия са:

1. от фамилно име (допълнително разбита според нуждите на местоположението и / или типа запис)
2. от Двойка или фамилна група

Основните инструкции за подаване са еднакви за всеки, разликата е преди всичко в това как са организирани. Ако все още не сте сигурни кой метод ще работи най-добре за вас, опитайте да използвате метода Фамилия за едно фамилно име и метода Family Group за едно или две семейства. Вижте коя от вас е най-подходяща или разработете своя собствена комбинация от двете.

Създайте лист за семейна група за всяка семейна двойка, посочена във вашата родословна карта. След това настройте manila папки за всяко от семействата, като поставите цветен етикет в раздела на папката с файлове. Съпоставете цвета на етикета с цвета на съответната семейна линия. На всеки етикет напишете имената на двойката (използвайки моминско име за съпругата) и числата от вашата родословна диаграма (повечето родословни карти използват знака ahnentafel система за номериране). Пример: Джеймс OWENS и Mary CRISP, 4/5. След това поставете тези фамилни папки във висящите папки за подходящо фамилно име и цвят по азбучен ред от името на съпруга или в числов ред според числата от родословието ви диаграма.

В предната част на всяка папка manila, прикачете записа на семейната група на семейството, за да служи като съдържание. Ако е имало повече от един брак, направете отделна папка със запис на семейна група за всеки друг брак. Всяка семейна папка трябва да включва всички документи и бележки от времето на брака на двойката. Документите, които се отнасят до събития преди брака им, трябва да се съхраняват в папките на техните родители, като актове за раждане и записи от семейното преброяване.

Първо сортирайте вашите файлове по фамилия и след това създайте манила папки за всеки от типовете записи, за които имате документи, като поставите цветен етикет в раздела на папката с файлове, съответстващ на цвета на етикета с фамилно име. На всеки етикет напишете името на фамилията, последвано от типа запис. Пример: CRISP: Преброяване, CRISP: Земеделски записи. След това поставете тези семейни папки в висящите папки за съответното фамилно име и цвят, подредени по азбучен ред според типа на записа.

В предната част на всяка папка manila създайте и прикачете съдържанието, което индексира съдържанието на папката. След това добавете всички документи и бележки, които съответстват на фамилното име и вида на записа.