Искова молба a убедителенписмо изпратено от клиент до бизнес или агенция за идентифициране на проблем с продукт или услуга и може също да бъде посочено като писмо за оплакване.
Обикновено писмо за рекламация се отваря (и понякога се затваря) с искане за корекции, като възстановяване на средства, замяна или плащане на щети, въпреки че може да бъде сърдечен отварящ параграф за транзакцията или продукта предпочитани.
Като метод на бизнес писане, писмата за искове се изпращат като правно обвързваща форма на комуникация, която може да служи като доказателство, ако искът бъде отнесен до съда. В повечето случаи съдебните изяви не се изискват, тъй като бизнес получателят обикновено изготвя отговор под формата на коригиращо писмо, което урежда иска.
Основни елементи на писмо за иск
Повечето бизнес професионалисти и учени са съгласни, че основното писмо за рекламация трябва да включва четири основни елемента: ясно обяснение на жалбата, обяснение на каква борба е причинила това или загубите, понесени от него, призив за честност и справедливост и изявление за това, което бихте считали за справедлива корекция в се върне.
Прецизността в обяснението е от съществено значение за уреждането на искането бързо и ефективно, така че писателят на претенции трябва да предостави толкова подробности за дефектността на продукт или грешка в получената услуга, включително дата и час, сумата е цена и номер на получаване или поръчка и всяка друга подробност, която помага да се определи точно какво е отишло погрешно.
Неудобството, което тази грешка причини, и апелацията към читателската човечност и състрадание са еднакво важни при извличането на това, което писателят иска от претенцията. Това осигурява мотивацията на читателя да действа незабавно по молба на писателя, за да коригира ситуацията и да поддържа клиента като клиент.
Както R.C. Кришна Мохан пише в „Бизнес кореспонденция и писане на доклади“, за да „подсигури бързо и удовлетворителен отговор, писмо с искане обикновено се пише до ръководителя на звеното или отдела, отговарящ за грешка. "
Съвети за ефективно писмо
Тонът на писмото трябва да се поддържа най-малко на бизнес случайно ниво, ако не и официално, за да се поддържа професионализъм на заявката. Освен това писателят трябва да подаде жалбата с предположението, че искането ще бъде удовлетворено при получаване.
L. Сю Бау, Маридел Фрайър и Дейвид А. Томас пише в „Как да напишете първокласна бизнес кореспонденция“, че трябва „да направите претенцията си точно и тактично“. и че е най-добре да „избягвате заплахи, обвинения или забулени намеци какво ще направите, ако въпросът не бъде решен бързия начин. "
Добротата върви дълъг път в света на обслужването на клиентите, така че е по-добре да се харесате на човечността на получателя заявявайки как проблемът ви се е отразил лично, вместо да заплашвате да бойкотирате компанията или да я клеветнете име. Случват се инциденти и се допускат грешки - няма причина да бъдете безкористни.