Един от въпросите, който често ми задават клиентите, е какъв формат да използват добавете документи към уебсайта си. В много случаи тези документи са създадени в Microsoft Word, но не всеки разполага с този софтуер. По тази причина и други (размер на файла, файловете могат да се редактират и т.н.), вероятно не бихте искали да добавяте документи, насочени към клиентите, към вашия уебсайт като файл на Word. Вместо това файловият формат, който препоръчвам, е PDF.
На Adobe PDF формат, което означава Portable Document Format, е чудесен начин за добавяне на документи към уебсайт. Това е особено вярно, ако тези документи трябва да бъдат отпечатани или ако са прекалено сложни, което прави предизвикателство съдържанието да бъде подходящо за уеб страница. Чест пример за това биха били медицински формуляри, които трябва да бъдат попълнени преди пристигането на нов пациент на посещение в офиса.
Разрешаването на пациента да посети уебсайта, за да изтегли и отпечата този формуляр преди посещението си, е много по-ефективно от това да изпратите на офиса поща физическо копие формулярът на този пациент - и използването на PDF, който се отпечатва и попълва на ръка, също често е по-желателно от събирането на тази информация чрез уеб формуляр поради възможният чувствителен характер на информацията, която се събира (и строгите изисквания за сигурност, които вашият сайт трябва да спазва, за да ги събира данни).
Този пример за медицинска форма е само една от причините да се използва PDF. Други често използвани приложения, които съм виждал, включват:
- Подробни протоколи от заседанията на членовете на борда, където искате да направите съдържанието достъпно за читателите, но не искате то да може лесно да се редактира.
- Осигурете по-големи документи, като наръчници за служители, които трябва да бъдат лесно отпечатани (и също не могат лесно да се редактират).
- Витрина отпечатана творба в портфолиото на дизайнера.
В крайна сметка добавянето на PDF към уебсайт е невероятно лесно. Нека да разгледаме колко лесно е да включите PDF файл на вашия сайт.
Стъпка 1 - Трябва ви PDF
Първата стъпка в този процес всъщност е създаването на PDF. Въпреки че можете да закупите професионалната версия на Adobe Acrobat, за да създадете тези документи, можете също да го направите от много други приложения, като Microsoft Word, като използвате функцията "Печат" и изберете PDF като ваш опция.
Ако това не е достъпно за вас, има онлайн безплатни инструменти за конвертиране на PDF, включително PDF конвертор, Онлайн2PDF, CutePDF, и много други. Въпреки че имам пълна версия на Acrobat, аз също използвах Bullzip PDF в продължение на много години за създаване на PDF документи, както е необходимо за други системи.
След като подготвите своя PDF файл, можете да преминете към следващата стъпка.
Стъпка 2 - Качете вашия PDF файл
Ще трябва да добавите вашия PDF към вашата уеб хостинг среда. Докато някои сайтове, които използват CMS, може да имат вградена тази функционалност, в други случаи просто ще използвате стандартна FTP програма, за да добавите тези файлове към директориите на вашия уеб сайт.
Ако имате много PDF файлове, най-добре е да ги съхранявате в отделна директория от вашата HTML файлове. Добавянето на тези PDF файлове в папка с име като „документи“ е доста често срещана практика. Това ще улесни бъдещите актуализации и да намери къде се намират тези файлове (това е същата причина, поради която графичните файлове на вашия сайт се намират в папка, наречена "изображения" и т.н.).
Стъпка 3 - Връзка към вашия PDF
С PDF (или PDF файловете) вече на място, просто трябва да се свържете с тях. Можете да свържете към вашия PDF файл, както бихте направили всеки друг файл - просто добавете котва за маркиране около текста или изображението, което искате да свържете към PDF, и въведете пътя към файла. Например вашата връзка може да хареса това:
Текст на връзката тук
Допълнителни съвети:
- В миналото много сайтове щяха да водят към уеб сайта на Acrobat Reader, за да помогнат на хората, които може да нямат този софтуер, да го изтеглят, за да могат да преглеждат вашия файл. Реалността е, че настоящите уеб браузъри всъщност ще показват PDF документи в реда. Това означава, че те по подразбиране не ги изтеглят на компютъра на потребителя, а вместо това ги показват директно в този браузър. Поради това днес не е толкова необходимо да се включва линк за изтегляне софтуера, но ако предпочитате да го направите, той със сигурност не може да навреди (може обаче да накара вашия сайт да се чувства малко остарял)
- Използвайте Акробат файлове за документи, които не искате хората да могат да редактират, като ги правят защитени PDF файлове. Не забравяйте, че ако някой има професионална версия на софтуера, те биха могли да правят редакции, освен ако не защитите документа от това промени.