Ако използвате компютър в своето генеалогично проучване - и кой не го прави, - вероятно имате голяма колекция от цифрови изследователски файлове. Дигитални снимки, изтеглени записи от преброяването или завещания, сканирани документи, имейли... Ако сте като мен обаче, те се разпръскват в различни папки из компютъра ви, въпреки най-добрите ви усилия. Това наистина може да усложни въпросите, когато трябва да намерите конкретна снимка или да проследите имейл.
Както при всеки организационен проект, има няколко различни начина да организирате вашите цифрови генеалогични файлове. Започнете, като помислите за начина, по който работите и видовете файлове, които събирате в хода на вашите генеалогични изследвания.
Сортиране на вашите файлове
Цифровите генеалогични файлове се организират по-лесно, ако първо ги сортирате по тип. Прекарайте известно време в търсене на вашите компютърни файлове за всичко, свързано с генеалогията.
- Погледнете в папката „Моите документи“ (или „Документи“) и подпапки за текстови файлове, снимки, изтеглени файлове и други генеалогични документи. Използвайте своя файл Explorer (например Windows Explorer, Finder), за да търсите документи, като използвате ключови думи като фамилни имена, типове записи и т.н. Налични са и редица безплатни инструменти за търсене на файлове, които предлагат допълнителни функции за търсене.
- Проверете Моите снимки или друга папка, в която съхранявате вашите снимки, за всички цифрови или сканирани снимки или документи. Можете също да търсите с общи разширения на файлове с изображения, като .jpg, .png или .tiff.
- Отворете вашата програма за генеалогия, за да научите къде съхранява свързаните с нея файлове. Те може да са в същата папка като вашата програма за генеалогичен софтуер (често под Program Files). Това може да включва вашия генеалогичен софтуерен файл, както и всички отчети, които сте създали, или снимки или документи, които сте импортирали във вашата софтуерна програма.
- Ако сте изтеглили някакви файлове, те може да са в папка за изтегляне или подобно име.
- Отворете вашата програма за електронна поща и направете търсене и на имейли, свързани с генеалогията. Те често се организират по-лесно, ако ги копирате и поставите в документ за текстообработка или вашия генеалогичен софтуер.
След като намерите вашите цифрови генеалогични файлове, имате редица възможности за избор. Можете да изберете да ги оставите на оригиналните си места и да създадете организационен дневник, който да следи файловете, или можете да ги копирате или преместите на по-централно място.
Запишете вашите цифрови генеалогични файлове
Ако предпочитате да оставите вашите файлове на оригиналните им места на вашия компютър, или ако сте само от суперорганизирания тип, тогава журналът може да бъде пътя. Това е лесен метод за поддържане, тъй като всъщност не е нужно да се притеснявате къде нещата се намират на вашия компютър - просто правите забележка за това. Цифровият дневник помага да се опрости процеса на намиране на конкретна снимка, дигитализиран документ или друг генеалогичен файл.
Използвайте функцията за таблица във вашата програма за обработка на текстове или програма за електронни таблици, като Microsoft Excel, за да създадете дневник за вашите генеалогични файлове. Включете колони за следното:
- име на файла (включително разширението му) и дата
- местоположение на вашия компютър
- кратко описание на файла
- имена на основния (ите) индивид (и) или географски (и) район (и) във файла
- физическо местоположение на оригиналния документ или снимка (ако е приложимо).
Ако архивирате цифровите си файлове на DVD, USB устройство или други цифрови носители, след това включете името / броя и физическото местоположение на този носител в колоната за местоположение на файла.
Реорганизирайте файловете на вашия компютър
Ако даден файлов журнал е твърде труден, за да следите или не отговаря на всичките ви нужди, тогава друг метод за проследяване на вашите цифрови генеалогични файлове е физическото им реорганизиране на вашия компютър. Ако все още нямате такава, създайте папка, наречена Genealogy или Family Research, която да съдържа всичките ви генеалогични файлове. Имам моя като подпапка в папката ми „Документи“ (също архивирана в акаунта ми в Dropbox). Под папката Genealogy можете да създадете подпапки за места и фамилии, които изследвате. Ако използвате определена система за физическо подаване, може да искате да следвате същата организация на вашия компютър. Ако имате голям брой файлове в определена папка, тогава можете да изберете да създадете друго ниво на подпапки, организирани по дата или тип документ. Например, имам папка за моите изследвания на OWENS. В рамките на тази папка имам подпапка за снимки и подпапки за всеки окръг, в който изследвам това семейство. В рамките на папките на графството имам подпапки за типове записи, както и основна папка „Изследвания“, в която поддържам моите научни бележки. Папката Genealogy на вашия компютър също е добро място за запазване на резервно копие на вашия генеалогичен софтуер, въпреки че трябва да запазите допълнително резервно копие офлайн.
Задържайки вашите генеалогични файлове на едно централно място на вашия компютър, вие улеснявате бързото намиране на важни изследвания. Той също така опростява архивирането на вашите генеалогични файлове.
Използвайте софтуер, предназначен за организация
Алтернатива на метода „направи сам“ е да се използва програма, предназначена за организиране на компютърни файлове.
Clooz
Организационна програма, създадена специално за генеалози, Clooz се таксува като "шкаф за електронно подаване". Софтуерът включва шаблони за въвеждане на информация от различни стандартни генеалогични документи като преброяване, както и снимки, кореспонденция и други генеалогични записи. Можете да импортирате и прикачите цифрово копие на оригиналната снимка или документ към всеки шаблон, ако желаете. Могат да се генерират отчети, които да показват всички документи, съдържащи се в Clooz за конкретен тип или запис.
Софтуер за фото албуми
Ако вашите цифрови снимки са разпръснати по вашия компютър и върху колекция от DVD или външни устройства, дигитален фотоорганизатор, като Adobe Photoshop Elements или Google Photos, може да дойде на спасяване. Тези програми сканират вашия твърд диск и катализират всяка снимка, намерена там. Някои също имат възможност да каталогизират снимки, намерени на други мрежови компютри или външни дискове. Организацията на тези изображения варира от програма до програма, но повечето организират снимките по дата. Функция „ключова дума“ ви позволява да добавяте „тагове“ към снимките си - като конкретно фамилно име, местоположение или ключова дума - за да ги намерите лесно по всяко време. Моите надгробни снимки, например, са маркирани с думата "гробище", плюс името на конкретното гробище, местоположението на гробището и фамилията на индивида. Това ми дава четири различни начина за лесно намиране на една и съща картина.
Последният метод за организация на цифрови файлове е да ги импортирате във вашата програма за генеалогичен софтуер. Снимки и дигитализирани документи могат да се добавят към много програми за родословно дърво чрез функция за записки. Някои дори могат да бъдат прикачени като източници. Имейлите и текстовите файлове могат да бъдат копирани и поставени в полето за бележки за лицата, към които се отнасят. Тази система е хубава, ако имате малко родословно дърво, но може да стане малко тромава, ако имате голям брой документи и снимки, които се отнасят за повече от един човек.
Без значение каква система за организация сте избрали за вашите компютърни генеалогични файлове, трикът е да го използвате последователно. Изберете система и се придържайте към нея и никога няма да имате проблеми с намирането на документ отново. Едно последно богатство към дигиталната генеалогия - помага да се елиминира част от струпването на хартия!