Правилно официално писмо от въведение до заключение

Официални английски букви бързо се заменят с електронна поща. Въпреки това, формалната структура на писма, която научавате, все още може да се приложи към бизнес имейли и други официални имейли. Следвайте тези съвети за структура, за да пишете ефективни официални бизнес писма и имейли.

Първа алинея: Първият параграф на формалното писма трябва да включва въведение към целта на писмото. Обичайно е първо да благодарите на някого или да се представите.

Уважаеми господин Андерс,

Благодаря ви, че отделихте време да се срещнете с мен миналата седмица. Бих искал да продължа по нашия разговор и да имам няколко въпроса към вас.

Параграфи на тялото: Вторият и следващите параграфи трябва да предоставят основната информация на писмото и да се основават на основната цел в уводен първи параграф.

Нашият проект се движи напред по график. Бихме искали да разработим програма за обучение на персонала на новите места. За тази цел решихме да наемем място в местния бизнес изложбен център. Нов персонал ще се обучава от нашите експерти в персонала в продължение на три дни. По този начин ще можем да отговорим на търсенето от първия ден.

Заключителен параграф: Последният параграф трябва накратко да обобщи намерението на официалното писмо и да завърши с някакъв призив за действие.

Благодаря, че разгледате моите предложения. Очаквам с нетърпение възможност да обсъдя по-нататък този въпрос.

Отваряне с израз на официален адрес, като например:

Уважаеми г-жо, г-жо (г-жо, госпожице) - ако знаете името на човека, на когото пишете. употреба Уважаеми господине / госпожо ако не знаете името на човека, на когото пишете, или За кого може да се отнася

Винаги използвайте Госпожица за жени, освен ако не сте конкретно помолени да използвате г-жа или Мис.

Първо, посочете причина за писане. Ако започвате кореспонденция с някого за нещо или искате информация, започнете, като посочите причина за писане:

• Пиша, за да ви информирам за ...
• Пиша, за да питам / питам за ...
• Пиша, за да попитам за информация за малкия бизнес.
• Пиша, за да ви уведомя, че все още не сме получили плащане за ...

Често се изписват официални писма, за да се изразят благодарности. Това е особено вярно, когато пишете в отговор на някакво запитване или когато пишете на изказвайте благодарност за интервю за работа, справка или друга професионална помощ, която имате получено.

Ето някои полезни изрази на благодарност:

• Благодарим Ви за писмото от (дата), което Ви пита ...
• Бихме искали да Ви благодарим за Вашето писмо (дата) с молба за / искане на информация относно ...
• В отговор на Вашето писмо (дата), бихме искали да Ви благодарим за проявения интерес към ...

Примери:

• Искам да ви благодаря за писмото ви от 22 януари, в което поискахте информация за новата ни линия косачки.
• В отговор на писмото ви от 23 октомври 1997 г., бихме искали да Ви благодарим за проявения интерес към новата ни линия продукти.

Използвайте следните фрази, когато поискате помощ:

• Ще бъда благодарен, ако можете + глагол
• Бихте ли против + глагол + ing
• Би ли било прекалено много да питам това ...

Примери:

• Ще бъда благодарен, ако ми изпратите брошура.
• Бихте ли имали против да ми се обадите през следващата седмица?
• Би ли било твърде много да искаме плащането ни да бъде отложено за две седмици?

Следните фрази се използват за предлагане на помощ:

• Ще се радвам на + глагол
• Ще се радваме на + глагол

Примери:

• Ще се радвам да отговоря на всички въпроси, които имате.
• Ще се радваме да ви помогнем в намирането на ново място.

В някои официални писма ще трябва да включите документи или друга информация. Използвайте следните фрази, за да привлечете вниманието към всички приложени документи, които може да сте включили.

• Приложено моля намерите + съществително
• Затворени ще намерите... + съществително
• Прилагаме... + съществително

Примери:

• Приложено ще намерите копие от нашата брошура.
• Приложено, моля, намерете копие от нашата брошура.
• Прилагаме брошура.

Забележка: ако пишете официален имейл, използвайте фазата: Прикачен, моля, намерете / Прикачен ще намерите.

Винаги завършете официално писмо с някакъв призив за действие или препратка към бъдещ резултат, който желаете. Някои от опциите включват:

Препратка към бъдеща среща:

• Очаквам с нетърпение да се срещна / да се видим
• Очаквам с нетърпение да се срещна следващата седмица.

Предложение за допълнителна помощ

• Моля, не се колебайте да се свържете с мен, ако имате някакви въпроси по този въпрос.
• Ако имате нужда от допълнителна помощ, моля свържете се с мен.

Подпишете писмото с една от следните фрази:

• Искрено Ваш,
• Искрено Ваш,

По-малко официален

• Най-добри пожелания.
• С Най-Добри Пожелания.

Не забравяйте да подпишете писмото си на ръка, последвано от въведеното от вас име.

Официалните букви, написани в блоков формат, поставят всичко в лявата част на страницата. Поставете своя адрес или адрес на вашата компания в горната част на буквата вляво (или използвайте вашата компания бланка), последвано от адреса на лицето и / или компанията, на която пишете, всички поставени в лявата част на страницата. Натиснете клавиша за връщане няколко пъти и използвайте датата.

В официални писма, написани в стандартен формат, поставете адреса или адреса на вашата компания в горната част на писмото вдясно. Поставете адреса на лицето и / или компанията, на които пишете, в лявата част на страницата. Поставете датата от дясната страна на страницата в съответствие с вашия адрес.