Инструкции за писане: Определение и примери

в бизнес писане, техническо писанеи други форми на композиция, инструкции са писмени или разговорни указания за извършване на процедура или изпълнение на задача. Нарича се също така поучително писане.

Стъпка по стъпка инструкциите обикновено използват гледна точка на второ лице (ти, твоя, твой). Инструкциите обикновено се предават в активен глас и императивното настроение: Адрес на вашия публика пряко.

Инструкциите често се изписват под формата на номериране списък така че потребителите да могат ясно да разпознаят последователността на задачите.

Ефективните инструкции обикновено включват визуални елементи (като снимки, диаграми и диаграми), които илюстрират и изясняват текст. Инструкциите, предназначени за международна аудитория, могат да разчитат изцяло на снимки и познати символи. (Те се наричат безсловесни инструкции.)

„Добрите инструкции са недвусмислени, разбираеми, пълни, последователни и ефективни.“ (Джон М. Penrose и др., Бизнес комуникация за мениджъри: усъвършенстван подход, 5-то изд. Томсън, 2004 г.)

По-леката страна на инструкциите: Наръчник за наскоро починалите

Юнона: Добре, изучавахте ли ръководството?
Адам: Е, опитахме.
Юнона: В междинната интерфейсна глава относно преследването се казва всичко. Извадете ги сами. Това е вашата къща. Къщите, обитавани от духове, не са лесни.
Барбара: Е, не го разбираме съвсем.
Юнона: Чух. Разкъсайте лицата си веднага. Очевидно няма смисъл да дърпаш главата си пред хората, ако те не могат да те видят.
Адам: След това трябва да започнем по-просто?
Юнона: Започнете просто, правете това, което знаете, използвайте талантите си, практикувайте. Трябваше да учиш тези уроци от първия ден. (Силвия Сидни, Алек Болдуин и Джиена Дейвис в Бийтълджус, 1988)

„Инструкциите са склонни да следват последователен модел стъпка по стъпка, независимо дали описвате как да направите кафе или как да сглобите автомобилен двигател. Ето основните характеристики на инструкциите:

• Специфични и прецизни заглавие
• Въведение с обща информация
• Списък на необходимите части, инструменти и условия
• Последователно подредени стъпки
• Graphics
• Информация за безопасност
• заключение което сигнализира за изпълнение на задачата

Последователно подредените стъпки са в центъра на набор от инструкции и обикновено заемат голяма част от пространството в документа. "
(Ричард Джонсън-Шийън, Техническа комуникация днес. Pearson, 2005 г.)

1. Използвайте кратки изречения и кратки параграфи.
2. Подредете точките си в логичен ред.
3. Правете своите изявления специфичен.
4. Използвай императивно настроение.
5. Поставете най-важния елемент във всяко изречение в началото.
6. Кажете по едно нещо във всяко изречение.
7. Избирайте думите си внимателно, като избягвате жаргон и технически условия, ако можете.
8. Дайте пример или а аналогия, ако мислите, че изявление може да озадачи читателя.
9. Проверете завършения си проект за логика на представяне.
10. Не пропускайте стъпки и не правете преки пътища.

(Адаптирано от Писане с точност от Джеферсън Д. Бейтс. Пингвин, 2000 г.)

„Инструкциите могат да бъдат или свободно стоящи документи, или част от друг документ. И в двата случая най-честата грешка е да ги направи твърде сложни за публиката. Внимателно обмислете техническото ниво на вашите читатели. употреба бяло пространство, графика и други елементи на дизайна, за да направят инструкциите привлекателни. Най-важното, не забравяйте да включите препратки за предупреждение, предупреждение и опасност преди стъпките, към които се прилагат. "
(Уилям Санборн Пфайфер, Джобно ръководство за техническа комуникация, 4-то изд. Pearson, 2007 г.)

За да оцените точността и яснотата на набор от инструкции, поканете един или повече лица да следват вашите инструкции. Наблюдавайте техния напредък, за да определите дали всички стъпки са изпълнени правилно в разумен период от време. След приключване на процедурата, помолете тази тестова група да докладва за възникналите проблеми и да предложи препоръки за подобряване на инструкциите.