Как да форматирате и напишете просто бизнес писмо

Хората пишат бизнес писма и имейли по различни причини като искане на информация, извършване на транзакции, осигуряване на заетост и т.н. Ефективната бизнес кореспонденция трябва да бъде ясна и сбита, с уважение в тона и правилно форматирана. Разграждайки бизнес писмо до основните му компоненти, можете да научите как да общувате ефективно и да подобрите уменията си на писател.

Типичното бизнес писмо съдържа три раздела, увод, обобщение и заключение.

1. Въведението: В увода се посочва към кого се обръща писателят. Ако пишете на някой, когото не познавате или сте срещнали само за кратко, въвеждането може също да е кратка причина защо пишете. Обикновено уводът е само изречение или две по дължина.
2. Тялото: Тялото на буквите е мястото, където заявявате бизнеса си. Този раздел може да бъде кратък с няколко изречения или няколко абзаца по дължина. Всичко зависи от степента на детайлност, необходима за описание на разглеждания предмет.
3. Заключението: Изводът е заключителният раздел, в който ще призовавате за бъдещи действия. Това може да бъде шанс да поговорите лично, да поискате допълнителна информация или да извършите транзакция. Подобно на увода, този раздел трябва да бъде не повече от изречение или две и трябва да изясни какво бихте искали от лицето, което чете писмото ви.
   instagram viewer

Тонът на въвеждането зависи от вашата връзка с получателя на писмото. Ако се обръщате към близък приятел или бизнес колега, използването на името им е приемливо. Но ако пишете на някой, когото не познавате, най-добре е да се обърнете към тях официално в поздрава. Ако не знаете името на човека, на когото пишете, използвайте тяхното заглавие или обща форма на адрес.

Няколко примера:

• Уважаеми кадрови директор
• Уважаеми Господине или Госпожо
• Уважаеми д-р, г-н, г-жо, г-жо (фамилия)
• Скъпи Франк (използвайте това, ако лицето е близък бизнес контакт или приятел)

Писането на конкретен човек винаги е предпочитано. Най-общо използвайте г-н, когато се обръщате към мъжете и г-жа за жените в поздрава. Използвайте само титлата доктор за тези от медицинската професия. Макар че винаги трябва да започвате бизнес писмо с думата „Скъпи“, това е опция за бизнес имейли, които са по-малко официални.

Ако пишете на някой, когото не познавате или сте срещнали само в миналото, може да искате да следвате поздрава, като предоставите някакъв контекст защо се свързвате с този човек.

Няколко примера:

• По отношение на вашата реклама в The Times ...
• Проследявам телефонния ни разговор вчера.
• Благодарим Ви за писмото от 5 март.

По-голямата част от бизнес писмото се съдържа в тялото. Тук писателят посочва причината за съответствието си. Например:

• Пиша до запитване за позицията, публикувана в The Daily Mail.
• Пиша, за да потвърдя данните за пратката при поръчка № 2346.
• Пиша, за да се извиня за трудностите, които изпитахте миналата седмица в нашия клон.

След като посочите общата причина за написването на бизнес писмото си, използвайте органа, за да предоставите допълнителни подробности. Например може да изпращате важни за клиента документи за подписване, извинява се на клиент за лоша услуга, изискване на информация от източник или по някаква друга причина. Каквато и да е причината, не забравяйте да използвате езика, който е учтив и учтив.

Например:

• Ще бъда благодарен да се срещна с вас следващата седмица.
• Бихте ли имали време за среща следващата седмица?
• Ще се радвам да ви разгледам нашето съоръжение през идния месец.
• За съжаление ще трябва да отложим срещата до 1 юни.
• Приложено ще намерите копие от договора. Моля, подпишете, където е указано.

Обичайно е да включите някои заключителни бележки, след като сте заявили бизнеса си в основната част на писмото. Това е вашата възможност да подсилите отношенията си с получателя и това трябва да е просто изречение.

• Моля, свържете се с нас отново, ако можем да помогнем по някакъв начин.
• Ако имате въпроси, не се колебайте да ми се обадите.
• Можете също да използвате затварянето, за да поискате или да предложите бъдещ контакт с читателя.
• Очаквам скоро да чуя от вас.
• Моля, свържете се с моя асистент, за да насрочите среща.

Последното нещо, от което се нуждаят всички бизнес писма, е поздрав, където се сбогувате с читателя. Както при въвеждането, как пишете поздрав ще зависи от връзката ви с получателя.

За клиенти, на които не сте на име, използвайте:

• С уважение (ако не знаете името на човека, на когото пишете)
• С уважение, (ако знаете името на човека, на когото пишете.

Ако сте на име, използвайте:

• Най-добри пожелания, (ако сте познати)
• Поздрави или Поздрави (ако човекът е близък приятел или контакт)

Примерно бизнес писмо