Кога запис на вашите генеалогични данни в класациите има няколко конвенции, които трябва да спазвате по отношение на имена, дати и места. Докато софтуерни програми за генеалогия и онлайн родословно дърво хъбовете обикновено имат свои собствени правила за въвеждане на имена и форматиране на дърво - някои може да имат специфични полета за прякори, алтернативни имена, наставки, момински имена и много други - много практики са стандартни.
Този списък дава най-често срещаните и основни правила за това как да записвате имена в родословието. Следвайки тези прости правила, можете да гарантирате, че вашите генеалогични данни са достатъчно ясни и пълни, че няма да бъдат интерпретирани погрешно от другите.
Запишете имена в естествения им ред - първо, средно, последно (фамилно име). Използването на пълни имена, когато е възможно, улеснява проследяването на родословието. Ако средното име е неизвестно, можете да използвате начално, ако имате такова. Имената трябва да се пишат така, както биха се появили на свидетелство за раждане или се изговарят на глас при въвеждане, без запетаи.
Повечето генеалози печатат фамилните имена с главни букви. Това технически е въпрос на предпочитания, а не на коректност, но се препоръчва и в двата случая. Заглавните фамилни имена осигуряват лесно сканиране на родословни класации, листове на семейни групи или публикувани книги и помагат да се разграничи фамилното име от имената и фамилията. Итън Лука Джеймс прави четенето на дърво по-просто от Итън Люк Джеймс.
Винаги влизайте в женската моминско име (фамилно име при раждане) в скоби, ако го имате. Можете да изберете или да включите или да оставите фамилното име на съпруга, просто се уверете, че сте последователни. Когато не знаете моминското име на жена, вмъкнете нейното име и средно име в диаграмата, последвано от празни скоби (). Например, за да запишете Мери Елизабет, чието моминско име е неизвестно и която е омъжена за Джон ДЕМПСИ, напишете Мери Елизабет () или Мери Елизабет () ДЕМПСИ.
В случай, че жена е имала повече от един съпруг, въведете името си и фамилията, а след това и моминското си име в скоби, точно както обикновено. След това трябва да запишете фамилиите на всички предишни съпрузи по реда на брака. За жена на име Мери (име на неизвестно) КАРТЪР по рождение, която е била омъжена първо за Джаксън СМИТ, а след това се е омъжила за Уилям Ленгли, запишете името си както следва: Мери (Картър) SMITH LANGLEY.
Ако знаете за прякор, който обикновено се е използвал за предшественик, включете го в кавички след първото дадено име. Не го използвайте вместо дадено име и не го затваряйте в скоби. Парезите между дадено име и фамилия обикновено се използват само за заграждане на момински имена и използването им също за прякори би довело до объркване. Ако псевдонимът е често срещан (т.е. Ким за Кимбърли), не е необходимо да го записвате, защото трябва да се отбележат само още уникални прякори. Ако жена на име Рейчъл често се е наричала Шели, напишете нейното име като Рейчъл „Шели“ Лин БРУК.
Ако човек е известен с повече от едно име, може би се дължи на осиновяване или несемейна промяна на името, включете всички алтернативни имена в скоби след фамилното име. Изяснете това с „a.k.a.“, известен също като преди пълното алтернативно име, така че всеки, който чете вашата диаграма, разбира, че следното е алтернативно име. Пример за това е Уилям Том ЛАЙК (a.k.a. William Tom FRENCH). Обърнете внимание, че пълното алтернативно име трябва да бъде записано, дори когато части от името са еднакви.
Включи редуващи се изписвания когато фамилията на вашия прародител има промени правописа на техните с течение на времето. Възможните причини за промяна на фамилното име включват неграмотност и промяна на името при имиграцията. Често се случва предците, които не са могли да четат или пишат, изписват фамилното си фамилно име (например по звук) и това води до малки промени между поколенията. Запишете първо най-ранното използване на фамилия, последвано от всички известни по-късни употреби. Например, напишете Michael Andrew HAIR / HIERS / HARES.
Винаги пишете бележки или използвайте поле за бележки, ако е необходимо, когато записвате вашето родословно дърво. Всичко своеобразно или потенциално объркващо трябва да бъде обяснено в записа ви за по-голяма яснота. Например, ако имате жена-предшественик, чието име на раждане се случи да е същото като фамилното име на съпруга й, отбележете накратко защо два пъти сте въвели същото име. В противен случай хората може да предположат, че сте направили грешка и сте разбрали погрешно.