Не можете да намерите информацията в Интернет и нямате време или пари да посетите съдебната палата. Няма проблем! Използването на пощенската услуга за заявяване на документи, записи и друга информация за вашето семейство може да спести часове от вашето време. Некролози от библиотеката, актове за раждане от служба за жизненоважни записи, завещания от съдебната палата и браковете от църквата са само част от многото записи, достъпни по пощата.
Какви са политиките за заявка за изследвания?
Номерът за получаване на информация по пощата е да се запознаете с документите и политиките на архивите и хранилищата в района, в който са живели вашите предци. Въпросите, които трябва да зададете, преди да поискате копия по пощата, включват:
- Могат ли фотокопиите на документи да се изпращат по пощата?
- Какви записи са налични? За какви времеви периоди?
- Индексирани ли са записите?
- Могат ли да се получат индекси за определено фамилно име по пощата?
- Какви са разходите за получаване на копия?
- Има ли допълнителна такса за заявяване на копия по пощата или посещение лично?
- Какви форми на плащане се приемат?
- Могат ли заявките да бъдат изпращани по факс или по имейл?
- Необходимо ли е пълно цитиране (точно име, дата и т.н.) или могат да се провеждат търсения?
- Какво е средното време за изпълнение на заявки за генеалогия?
Индексите са ключови
За да улесните искането на генеалогични записи по пощата, помага първо да получите достъп до всички публикувани индекси. Индексите улесняват намирането на вашето фамилно име, проверка за други възможни роднини, живеещи в района, и проучване на възможните варианти на правопис. Те също така ви позволяват лесно да поискате конкретни документи с цитиране на обем и номер на страница или сертификат. Много съоръжения нямат ресурси за извършване на генеалогични изследвания, но повечето с удоволствие предлагат копия на документи, когато им е предоставена специфичната информация за източника, получена чрез индекса.
Много земеделски дела, жизненоважни записи, имиграционни записи и завещания са индексирани и могат да бъдат получени на микрофилм чрез вашия местен Център за семейна история или онлайн чрез FamilySearch. Можете също така да пишете директно в съоръжението (като например офис за делата) и да поискате копия на индекси за конкретно фамилно име или времева рамка. Не всички хранилища обаче ще предоставят тази услуга.
Кореспонденция с увереност
Освен ако не планирате да изпратите само една заявка, е полезно да използвате формуляр, наречен дневник за кореспонденция, до да ви помогне да следите исканията, които изпращате, отговорите, които получавате, и информацията, която имате получава. Използвайте журнала за кореспонденция, за да запишете датата на заявката си, името на лицето или архивите, с които кореспондирате, и исканата информация. Когато получите отговор, отбележете датата и получената информация.
Когато изисквате информация и документи по пощата, поддържайте своите искания кратки и докрай. Опитайте се да не искате повече от един или два записа на транзакция, освен ако не сте проверили предварително с лицето, обработващо вашата заявка. Някои съоръжения изискват всяка отделна заявка да бъде обработена в отделна транзакция, докато други с удоволствие ще копират две дузини документи за вас. Включете плащането, ако е необходимо, заедно с писмото си. Ако не се изисква плащане, винаги е хубаво да предложите дарение. Библиотеките, родословните общества и църквите особено ценят този жест. Някои хранилища могат да ви изпратят сметка след получаване на първоначалната ви заявка въз основа на действителния брой фотокопия, изисквани от документите, които сте поискали. В повечето случаи ще трябва да изпратите плащане преди получаването на копията.
Съвети за осигуряване на отговор
За най-добри шансове за насърчаване на успешен отговор на вашите заявки:
- Поддържайте писмото си кратко и просто. Посочете каква информация ви е необходима и включете само основната информация, която може да помогне на някого да намери отговора на вашата молба.
- Включете алтернативни правописни имена, прякори и т.н. под който може да се намерят всякакви записи.
- Винаги включвайте саморъчен, подпечатан плик (SASE)
- Включете вашето име и адрес в писмото, както и SASE
- С писмото си включете своя имейл адрес и телефонен номер. Това позволява на лицето, което обработва вашата молба, да се свърже с вас бързо, ако има въпроси.
- Бъдете учтиви и любезни. „Моля“ и „благодаря“ минава дълъг път.
- Прочетете писмото си за граматика и правопис, като се уверите, че заявката ви е лесна за разбиране и че сте включили точни имена, дати и места.
- Запазете копие от писмото си, поне докато не получите отговор, и го отбелязвайте в своя дневник за кореспонденция.
Голяма част от вашите генеалогични изследвания могат да бъдат успешно проведени по пощата, стига да вършите домашните си, да сте учтиви и внимателни в цялата си кореспонденция и да следите добре резултатите си. Приятно ловуване!