Как да напиша професионално писмо за признание

Целта на писмата за потвърждение е да предоставят доказателство, че сте получили конкретни документи или конкретен тип искане. Писмата за потвърждение често се използват за всичко, което участва в правен процес.

Както при всяка бизнес или професионална кореспонденция, и вие трябва да започнете писмото си с няколко конкретни и очаквани елемента:

1. Вашето име, адрес и дата в горния десен ъгъл
2. Името на човека, към когото обръщате писмото горе вляво в реда под вашия адрес
3. Име на компанията (ако е подходящо)
4. Адресът на фирмата или физическото лице
5. Тема, в която накратко се посочва целта на писмото с удебелен шрифт (като „Правен случай № 24“)
6. Встъпително поздравление, като "Уважаеми господин Смит"

Когато започвате писмото за потвърждение, започнете с кратко изречение, в което се посочва, че това наистина е писмо за потвърждение. Някои фрази, които можете да използвате, включват:

• С настоящото потвърждавам получаването на следните документи ...
• Потвърждавам получаване на ...
• Ние ще се погрижим отговорното лице да получи тези материали веднага след завръщането си в офиса.

Останалата част от писмото трябва да включва основния текст, където в един или два абзаца обяснявате какво, по-конкретно, потвърждавате. В края на текста на писмото можете да предложите вашата помощ, ако е необходимо, например: „Ако може да съм от помощ, моля не се колебайте да се свържете с мен. "Завършете писмото със стандартно затваряне, като например:" С уважение, г-н Джо Смит, XX Твърд."

Може да бъде полезно да видите шаблон за примерно писмо. Чувствайте се свободни да копирате формата по-долу за вашето писмо за потвърждение. Въпреки че в тази статия не се отпечатва, обърнете внимание, че обикновено трябва да направите своя адрес и дата да се изравнят точно.

Джозеф Смит
Acme Trading Company
5555 S. Главна улица
Навсякъде, Калифорния 90001
25 март 2018г
Re:Юридическо дело № 24
Уважаеми ______:
Тъй като господин Дъг Джоунс е извън офиса през следващите две седмици, потвърждавам получаването на вашето писмо от 20 март 2018 г. Той ще бъде представен на вниманието му веднага след завръщането му.
Ако мога да ви помогна по време на отсъствието на мистър Джоунс, моля, не се колебайте да се обадите.
Искрено Ваш,
Джозеф Смит

Подпишете писмото под затварянето, "С уважение," точно над името си.

Писмото за потвърждение предоставя документация, че сте получили писмото, заповедта или жалбата от другата страна. Ако въпросът се превърне в правно или бизнес несъгласие, вашето писмо за потвърждение показва доказателство, че сте отговорили на искането от другата страна.

Ако не сте запознати със стила на бизнес писмото, отделете време, за да научите основния формат за писане бизнес писмаи прегледайте различни видове бизнес писма. Това ще ви помогне да усъвършенствате уменията си за конкретни бизнес цели като извършване на запитвания, коригиране на претенциии писане мотивационни писма.