Какво е меморандум? Определение и примери

Меморандум, по-известен като бележка, е кратко съобщение или запис, използван за вътрешни общуване в бизнес. След като основната форма на вътрешна писмена комуникация, меморандумите отпаднаха в употреба след въвеждането на електронна поща и други форми на електронни съобщения; Въпреки това, възможността да пишете ясни бележки със сигурност може да ви послужи добре при писането на вътрешни бизнес имейли, тъй като те често служат на една и съща цел.

Бележките могат да се използват за бърза комуникация с широка аудитория за нещо кратко, но важно, например процедурно промени, увеличения на цените, допълнения към политиките, графици за срещи, напомняния за екипи или обобщения на условията на споразумението, за пример.

Стратегията по комуникациите Барбара Дигс-Браун казва, че ефективната бележка е „кратка, сбит, високо организирана и никога не закъснява. Той трябва да предвиди и да отговори на всички въпроси, които читателят може да има. Никога не предоставя ненужна или объркваща информация. "

Бъдете ясни, бъдете фокусирани, бъдете кратки, но завършени. Вземете професионален тон и напишете така, сякаш светът може да го прочете - тоест не включвайте никаква информация това е твърде чувствително, за да го видят всички, особено в тази възраст на копиране и поставяне или „щракване и предаде. "

Започнете с основите: на кого статия е адресиран, датата и темата. Започнете тялото на бележката с ясна цел, посочете какво трябва да знаете читателите и завършете с това, което трябва да направите читателите, ако е необходимо. Не забравяйте, че служителите могат просто да прехвърлят бележката при получаването им, затова използвайте кратки параграфи, подглави и където можете, използвайте списъци. Това са "точки на влизане" за окото, така че читателят да може да се обърне лесно към частта от бележката, от която се нуждае.

Не забравяйте Проверят. Четенето на глас може да ви помогне да намерите изпуснати думи, повторение и неудобни изречения.

Ето примерна вътрешна бележка от измислена издателска компания, която информира служителите за предстоящите промени в графика поради празник на Деня на благодарността. Продукцията също може да изпрати отделни бележки до отделни отдели, особено ако има повече подробности, от които всеки отдел се нуждае и които не се отнасят за другите отдели.

До: Всички служители

От: E.J. Смит, производствено ръководство

Дата: 1 ноември 2018 г.

Тема: Промяна на графика за печат на благодарността

Продукцията иска да напомни на всички, че празникът на Деня на благодарността ще се отрази на нашите срокове за печат този месец. Всички страници с хартиено копие, които обикновено излизат на принтера чрез UPS в четвъртък или петък през седмицата, ще трябва да излязат от 3 ч. в сряда, 21 ноември.

Отдели за продажби на реклами и редакторски отдели

• Уверете се, че всеки, който ви изпраща текст или изображения за публикуване, няма да е във ваканция през седмицата на 19-та. Задайте срокове по-рано за всичко, което идва отвън.
• Моля, знайте, че вътрешната фотография и графичните дизайнери ще имат повече работа и по-малко време за това, така че, моля, насочете работата си в съответния отдел по-рано от нормалното.
• Моля, не изпращайте "бързане" работа по-късно от 16 ноември. Всички необходими къси обороти, които са необходими за седмицата на Деня на благодарността, не могат да се гарантират, че ще бъдат завършени в по-ранните срокове и трябва да преминат през бюрото на планиращия за одобрение, преди да бъдат назначени. Бъдете рано вместо това.

Катедри по фотография и графика

• Всички членове на арт отдел ще бъде позволено да пуснат извънреден труд през ноември, както е необходимо, за да се справят с кризата на началото на празничния сезон и по-ранните срокове.

Благодаря ви предварително, всички, за помощта ви за получаване на материали възможно най-рано и за вашето внимание към персонала на производствения отдел.

Следва измислена бележка за установяване на среща с членове на екип, които се завръщат от търговско изложение.

До: Екип на търговски изложения

От: C.C. Джоунс, ръководител на маркетинга

Дата: 10 юли 2018 г.

Относно: Среща за връщане на търговски изложения

След завръщането ви на работа в петък, 20 юли, от търговското изложение, нека планираме обяд обяд в заседателната зала на източното крило, за да разгледаме как премина шоуто. Нека планираме да обсъдим какво работи добре и какво не, като например:

• Брой дни на присъствие
• Количество и видове предоставени маркетингови материали
• Показване на щанд
• Как бяха получени раздаванията
• Местоположението на щанда и трафикът в различно време на деня
• Какво предизвика интерес у минувачите
• Нива на персонала на щанда

Знам, че когато се върнете от търговско изложение, имате милион неща, които да продължите, така че ние ще запазим срещата до 90 минути или по-малко. Моля, заповядайте с вашите отзиви и конструктивни критики относно маркетинговите аспекти на шоуто. Отзивите на съществуващите клиенти и новите клиенти ще бъдат обхванати в отделна среща с екипи за продукти и продажби. Благодаря ви за работата в шоуто.

Diggs-Brown, Barbara. PR Styleguide. 3-то издание, Cengage Learning, 2012.