Ако искате да научите как да пишете бизнес отчет на английски, следвайте тези съвети и използвайте примерния отчет като шаблон, на който да основавате собствения си бизнес отчет. На първо място, бизнес докладите предоставят важна информация за управлението, която е навременна и фактическа. Английски учащи писането на бизнес доклади трябва да се гарантира, че езикът е точен и сбит. Стилът на писане, използван за бизнес доклади, трябва да представя информация без категорични мнения, но колкото е възможно по-директно и точно. Свързване на език трябва да се използва за свързване на идеи и раздели от бизнес доклада. Този примерен бизнес отчет представя четирите основни неща, които всеки бизнес отчет трябва да включва:
- Техническо задание
Техническото задание се отнася до условията, върху които е написан бизнес отчетът.
- процедура
Процедурата описва метода, използван за събиране на данни за отчета.
- данни
Резултатите описват данните или друга важна информация, изготвена от доклада.
- Заключения
Заключенията се правят на изводите, които дават основания за препоръките.
- Препоръки
Препоръките са конкретни предложения, направени въз основа на заключенията на доклада.
Прочетете краткия пример за бизнес и следвайте съветите по-долу. Учителите могат да отпечатват тези примери за използване в час на уроци, използващи звук преподаване на стратегии за писане.
Доклади: Примерен отчет
Техническо задание
Маргарет Андерсън, директор „Персонал“, поиска този доклад за удовлетвореността на обезщетенията на служителите. Докладът трябваше да й бъде представен до 28 юни.
процедура
Представителен подбор от 15% от всички служители бяха интервюирани в периода между 1 и 15 април относно:
- Общо удовлетворение от настоящия ни пакет от предимства
- Проблеми, възникнали при работа с отдела за персонал
- Предложения за подобряване на комуникационните политики
- Проблеми, срещани при работата с нашия HMO
данни
- Служителите като цяло са доволни от настоящия пакет от обезщетения.
- Имаше проблеми при заявяването на ваканция поради това, което се възприема като дълги периоди на изчакване за одобрение.
- По-възрастните служители многократно са имали проблеми с процедурите по лекарства с рецепта HMO.
- Служители на възраст между 22 и 30 години съобщават за малко проблеми с HMO.
- Повечето служители се оплакват от липсата на стоматологична застраховка в нашия пакет от помощи.
- Най-честото предложение за подобрение беше възможността да се обработват заявки за ползи онлайн.
Заключения
- По-възрастните служители, тези над 50 години, имат сериозни проблеми със способността на нашия HMO да предоставя лекарства, отпускани по лекарско предписание.
- Нашата система за искане на обезщетения трябва да бъде преразгледана, тъй като повечето оплаквания, свързани с вътрешната обработка.
- Подобренията трябва да настъпят във времето за реакция на отдела за персонал.
- Подобренията в информационните технологии трябва да се обмислят, тъй като служителите стават по-здрави в технологичен план.
Препоръки
- Срещайте се с представители на HMO, за да обсъдите сериозния характер на оплакванията относно ползите за лекарства, отпускани по лекарско предписание, за по-възрастни служители.
- Дайте приоритет на времето за реакция при заявка за ваканция, тъй като служителите се нуждаят от по-бързо одобрение, за да могат да планират ваканциите си.
- Не предприемайте специални действия за пакета от обезщетения на по-младите служители.
- Обсъдете възможността за добавяне на система за заявки за онлайн обезщетения към нашата компания Интранет.
Важни точки, които трябва да запомните
- Докладът е разделен на четири области:
- Техническо задание- Този раздел дава основна информация за причината за доклада. Обикновено включва лицето, поискало доклада.
- процедура- Процедурата предоставя точните стъпки и предприетите методи за доклада.
- данни- Констатациите сочат открития, направени в хода на разследването на доклада.
- Заключения- Заключенията дават логични заключения въз основа на констатациите.
- Препоръки- Препоръките посочват действия, които авторът на доклада смята, че трябва да бъдат предприети въз основа на констатациите и заключенията.
- Докладите трябва да бъдат кратки и фактически. Мненията са дадени в раздела "заключения". Тези становища обаче трябва да се основават на факти, представени в „констатациите“.
- употреба прости времена (обикновено настоящото просто) за изразяване на факти.
- Използвай императивна форма (Обсъдете възможността..., дайте приоритет... и т.н.) в секцията "препоръки", тъй като те се отнасят за компанията като цяло.
Продължете да научавате за други видове бизнес документи, използвайки тези ресурси:
Бележки
електронна поща
Въведение в писането на бизнес планове
Бизнес бележките се изписват на цял офис. Когато пишете бизнес бележки, уверете се, че ясно маркирате за кого бележката е предназначена, причината за написването на бележката и кой пише бележката. Memos са склонни да информират колегите за служебните и процедурните промени, които се отнасят за голяма група хора. Те често дават инструкции, използвайки императивния глас. Ето примерна бележка с последващи важни точки, които да използвате, когато писателски бизнес бележки на английски.
Примерна бележка
От: Управление
До: Търговски персонал на Северозападния район
RE: Нова система за месечно отчитане
Бихме искали бързо да преминем някои от промените в новата месечна система за отчитане на продажбите, които обсъдихме на специалната среща в понеделник. На първо място, искаме още веднъж да подчертаем, че тази нова система ще ви спести много време при отчитане на бъдещи продажби. Ние разбираме, че имате притеснения относно времето, което първоначално ще е необходимо за въвеждане на клиентски данни. Въпреки първоначалните усилия, ние сме уверени, че скоро всички ще се насладите на предимствата на тази нова система.
Ето преглед на процедурата, която ще трябва да следвате, за да попълните списъка с клиенти на вашия регион:
- Влезте в уебсайта на компанията на адрес http://www.picklesandmore.com
- Въведете своя потребителски идентификатор и парола. Те ще бъдат издадени през следващата седмица.
- След като влезете, кликнете върху „Нов клиент“.
- Въведете подходящата информация за клиента.
- Повторете стъпки 3 и 4, докато не въведете всичките си клиенти.
- След като тази информация бъде въведена, изберете "Поръчай".
- Изберете клиента от падащия списък „Клиенти“.
- Изберете продуктите от падащия списък „Продукти“.
- Изберете спецификациите за доставка от падащия списък „Доставка“.
- Кликнете върху бутона „Процедурна поръчка“.
Както можете да видите, след като въведете подходящата клиентска информация, обработването на поръчките няма да изисква документи от ваша страна.
Благодаря на всички за вашата помощ при въвеждането на тази нова система.
С Най-Добри Пожелания,
управление
Важни точки, които трябва да запомните
- Използвайте следната структура, за да започнете бележка:MEMO
От: (лице или група, изпращаща бележката)
До: (лице или група, към която бележката е адресирана)
RE: (темата на бележката, това трябва да бъде в смел) - Терминът "меморандум" може да се използва вместо "бележка".
- Бележката обикновено не е толкова официална, колкото писмената писмо. Това обаче със сигурност не е толкова неофициално като лично писмо.
- Тонът на бележката като цяло е приятелски настроен, тъй като е комуникация между колегите.
- Дръжте бележката кратка и дотолкова.
- Ако е необходимо, въведете причината за бележката с кратък параграф.
- Използвайте точки от куршуми, за да обясните най-важните стъпки в процеса.
- Използвайте кратко благодаря, за да завършите бележката. Това не трябва да е толкова официално, колкото в писмено писмо.
Доклади
Бележки
електронна поща
Въведение в писането на бизнес планове
За да научите как да пишете бизнес имейл, помнете следното: Бизнес имейлите обикновено са по-малко официални от бизнес писма. Бизнес имейлите, писани на колеги, обикновено са директни и изискват да се предприемат конкретни действия. Важно е да поддържате кратките си бизнес имейли, тъй като колкото по-лесно е да отговаряте на имейл, толкова по-вероятно е бизнес контактът да отговори бързо.
Пример 1: Формално
Първият пример показва как да напишете официален бизнес имейл. Обърнете внимание на по-малко официалното „Здравей“ в поздрава, съчетано с по-официален стил в действителния имейл.
Здравейте,
Прочетох на вашия уебсайт, че предлагате копиране на музика CD за големи количества CD. Бих искал да се поинтересувам за процедурите, свързани с тези услуги. Прехвърляни ли са онлайн файловете или заглавията са изпратени от компактдиска до вас със стандартна поща? Колко време обикновено отнема да се произведат приблизително 500 копия? Има ли отстъпки за толкова голямо количество?
Благодаря ви, че отделихте време да отговорите на въпросите ми. Очаквам с нетърпение отговора ви.
Джак Финли
Мениджър продажби, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498
Пример 2: Неформални
Вторият пример показва как да пишете неформален имейл. Забележете по-разговорния тон в целия имейл. Сякаш писателят говореше по телефона.
В 16.22 01/07 +0000 написахте:
> Чувам, че работите за акаунта в Смит. Ако имате нужда от информация, не се колебайте да се свържете с мен.
Здравей Том,
Слушайте, работихме по сметката на Смит и се чудех дали можете да ми помогнете? Имам нужда от вътрешна информация за последните събития там. Мислите ли, че бихте могли да предадете всяка информация, която може да имате?
Благодаря
Петър
Питър Томпсен
Акаунт мениджър, счетоводство на три държави
(698) 345 - 7843
Пример 3: Много неофициален
В третия пример можете да видите много неофициален имейл, който много прилича на текстови съобщения. Използвайте този тип имейл само с колеги, с които имате близки работни отношения.
В 11.22 01/12 +0000 написахте:
> Бих искал предложение за консултантска фирма.
Какво ще кажете за Смит и синове?
KB
Важни точки, които трябва да запомните
- Имейлът е много по-малко официален от писмено писмо. Обикновено имейлите са кратки и кратки.
- Ако пишете на някой, когото не познавате, просто "Здравей" е подходящо. Използване на a поздрав като „Уважаеми господин Смит“, е твърде формално.
- Когато пишете на някой, когото познавате добре, не се колебайте да пишете, сякаш говорите с човека.
- Използвайте съкратени глаголни форми (Той, Ние сме, Той би и т.н.)
- Включете телефонен номер към подписа на имейла. Това ще даде възможност на получателя да се обади, ако е необходимо.
- Не е необходимо да включвате своя имейл адрес, тъй като получателят може просто да отговори на имейла.
- При отговор премахнете цялата информация, която не е необходима. Оставете само частите от текста, които са свързани с вашия отговор. Това ще спести време на вашия читател при четене на имейла ви.
Доклади
Бележки
електронна поща
Въведение в писането на бизнес планове